Con el objetivo de realizar un diagnostico situacional de los archivos del centro de salud para la correcta gestión documental y preservación de la memoria histórica institucional en formato digital, la dirección del hospital Marcelino Vélez Santana, creó una comisión para evaluar el sistema institucional de archivos.
La comisión está conformada por los doctores Juan Álvarez, director médico del hospital; Taella Dotel, subdirectora médica y Agapito Fabian, encargado de archivo; así como Ramón Castaños, representante legal del centro y Luis Ortiz, encargado de informática.
Para tales fines se realizó una primera reunión con Pedro Pablo de la Cruz y Elizabeth Duarte, encargados de Control de Sistema y Misiones Técnicas respectivamente, del Archivo General de la Nación.
Durante el encuentro se inició una identificación de la información archivada, para clasificarla y organizarla según los métodos adecuados, comprometiéndose a elaborar un manual de funcionamiento del sistema.
Este comité se crea a raíz de la problemática que representa el no tener un archivo funcional, y es un compromiso de la dirección del hospital habilitar un espacio físico suficiente para instalar el Archivo Central Hospitalario.
Este espacio debe estar equipado con las normas archivísticas, con una distribución interna que se corresponda con el cuadro de clasificación documental para la conservación de los expedientes clínicos, estadísticos y administrativos.
